诊所药房：最容易被罚的4类进销存问题

前段时间爆出了一个处罚案例。

2026年3月，嘉兴一家中西医结合诊所被罚了16.5万，而诊所违法所得仅仅只有400元。

嘉兴中西医结合诊所处罚结果

被罚的起因很常见：检查人员从药柜里翻出了280支过期针剂。

结果顺着过期药往下查，供货资料没核实、购进验收没落实、药品和医疗器械混放，这些问题一起被查了出来。

监管部门检查药房进销存的逻辑其实就是这样，药品从进入诊所到发给患者，整条记录都要经得起核对。

01 过期药还在药柜里

过期药是最先被检查的。

为什么？检查人员只需要翻开药柜，拿起一盒，看一眼有效期就行。三秒钟的事，不需要调系统、不用对账单就能查。

最容易中招的不是常用药，是那些低频药。

比如开头这家诊所被查到的注射剂，平时很少用到，根本想不起来去看，等想起来，已经过期三个月了。

有个办法可以试试：每月固定一天检查药柜，近效期6个月贴黄标、3个月贴红标，过期立刻隔离。

02 药从哪来，资料说不清

监管部门查药品来源，核心看两点：药是不是从合法供应商购进，实际购进的药有没有凭证和验收记录。

药品随货同行单示例

检查时可能会调取供应商许可证、药品合格证明、发票或销售凭证、随货同行单以及购进验收记录。

平时诊所按周期采购药品可能没什么，问题基本都出在临时补货。

某种药断货了先调10盒应急，微信上找了渠道送过来先用了。药用完了，单据没补。半年后检查，这盒药从哪来的，你根本说不清。

记住一件事：每盒药进诊所，要能在五分钟内拿出对应的随货同行单。

03 系统库存和药柜实物对不上

进销存检查，一定会看系统里的库存数量和实际数量是否对得上。

账实一致，说起来简单，做起来是另一回事。

药房日常真实状态：药到了先用着，空了再入库；发了两盒药，库存还没来得及扣；有人退药，只口头交代了，系统还挂着。

一两次不要紧，日积月累，系统和药柜的差距越拉越大。

检查时会让你做一件事：随机抽10种药现场对照。系统显示30盒，药柜只有22盒，那8盒去哪了？

诊所药房进销存统计

建议诊所不管多忙，每月至少全量盘点一次。

04 处方、收费、发药和医保结算对不上

医保的钱不是诊所自己的，每花一分都要有据可查。

一笔医保药品费用，要能对应四处：处方、收费、实际发药、医保结算。

举个例子：处方、收费和结算都写着2盒，实际因为库存不够只发了1盒。或者患者已经退了药退了费，库存和追溯码都没更新。

检查时只要发现对不上，容易认定为虚构医药服务或者串换药品。

诊所要能沿原处方查到收费、发药、退费、退库和库存变化，每一步都有记录。

诊所药房合规，做好这4件事

1. 每批药入库时，把来源和验收记录留完整

药品入库时，要记录供应商、批号、有效期和数量，并把随货同行单和验收记录一起留存。

ABC诊所管家支持手工录入、Excel导入、AI拍单入库和“码上放心”一键入库；随货同行单可作为附件，与入库记录一起保存。

ABC诊所管家多种药品入库方式

2. 近效期药自动预警

人工检查效期还是可能有疏漏，最好让系统自动预警。ABC诊所管家支持设置近效期预警，在药品过期前自动提醒。

ABC诊所管家药品效期预警

3. 定期盘点，发现差异及时处理

诊所一定要养成定期盘点的习惯，盘点发现问题，要查清原因并留下调整记录。

ABC诊所管家支持手机APP扫码盘点、多人同时盘点，盘点结果自动汇总，帮助诊所高效盘点。

ABC诊所管家手机扫码盘点

4. 开方、收费、发药、医保结算自动关联

通过一体化的诊所系统，让药品在诊所流通的每一个环节自动关联，每一笔业务都有完整的记录。

这些与合规相关的事都交给诊所系统来完成，想了解ABC诊所管家的老师，可以【点击下方名片－私信－免费试用】详细咨询。