诊所库存对不上？账实不一致先查这3个动作

月底盘点扫到某种药，停了一下：系统里10盒，货架上一数，6盒。

少了4盒，账实不一致，怎么办？

最快的办法，是把系统改成6盒。但数字改平了，问题还在：是入库漏记，还是发了药没点发药，又或者退药只放回了货架？

01 第一步：查入库

药进来了，系统记上了吗？

先把随货同行单翻出来，核到货数量、批次、效期，再开系统看入库记录。重点盯三类：赠品、拆零、临时补货，这三样最容易被顺手放过去。

货架上有、系统里没有，多半不是故意的，是入库太费事。一张单子几十行，药名、规格、数量、批次、效期全靠人一条条敲，忙起来就变成“先上架，晚点再入库”，结果晚点也没有补上。

现在的诊所系统支持AI识别随货同行单入库，也支持码上放心发货单一键入库。让到货、核对、入库在同一流程完成，减少药已上架、系统未入库的情况。

02 第二步：查发药和退药

实物动了，库存动了吗？

处方收费后，药按流程发出去了吗？退药放回货架后，系统里同步做退药了吗？

这一步最容易出错，因为收费和发药常是两个人。前面的同事把药递给患者，忙完忘了点发药；退药的同事把药搁回货架，觉得放回去就算完事。

怎么查：把有差异的药挑出来，翻发药记录和退药记录，一笔笔对。

最好是用诊所信息化系统，收费和发药自动关联，每笔发药出库自动记下药名、规格和批次，每笔出库与库存变化都有记录可查。退药也走系统，实物归位，账也跟着归位。

03 第三步：查盘点和调整

差异的原因，找到了吗？

破损、过期、退货、调拨，都会改实际库存。盘点发现差异，接着核三件事：差异是什么时候出现的，调整原因是什么，谁经手的。

要是盘点靠纸笔、一个人慢慢数，发现问题只改数字，那下次再对不上，还是从头翻单据、问员工、回忆那天谁拿过药。

诊所系统支持手机APP扫码盘点、多人盘点和保存盘点草稿，中断后可继续盘点；期初库存、出库合计、期末库存也能统计。盘点结果和调整依据先留下，下次有差异，直接知道该从哪段流水查。

*以上系统截图均来自：ABC诊所管家

库存管理最费时间的，从来不是盘那一次货，是每次对不上账都要从头找。

如果用了诊所信息化系统，药品入库、出库、盘点是自动记录关联的，出现账实不符，直接在系统里一看，就明白问题出在哪里。