3名医生共用一个账号，诊所被罚1万！电子病历权限自查这4项

在诊所公开处罚案例中有一个案例：昆山市某诊所使用的电子病历系统中，3名医师长期使用同一账号——“昆山某诊所”登录，进行病历书写、修改、处方的开具等操作，而非使用医师本人实名账号。

最终诊所被罚款1万元。

不少诊所其实也有类似做法，系统刚启用，先用“诊所管理员”账号；谁接诊谁直接登录，密码大家都知道；医生忙不过来，就让同事代为补病历、改处方。

01 共用账号，问题不只是“账号一样”

电子病历账号，本质上是操作人员的身份标识。

《电子病历应用管理规范（试行）》要求，系统为操作人员提供专有身份标识和相应权限，并保存操作痕迹、操作时间和操作人员信息，保证可以查询、追溯。

2025年6月，国家卫生健康委等部门再次强调，电子病历要按岗位实行分级分类权限管理，明确访问权限和使用时限，操作人员对本人账号的使用负责。

这里的“专有身份标识”，意味着账号只能由本人使用。系统显示的姓名、时间和操作，应对应真实人员。若医生替同事登录，系统留下的名字就可能与实际操作人不一致。

因此，3名医生共用一个账号，可能同时造成四个问题：

• 接诊医生无法准确确认；

• 处方开具人员无法准确确认；

• 病历补写、修改人员无法准确确认；

• 谁查看过患者资料、是否超出工作需要无法判断。

遇到医疗纠纷、医保核查或监管检查时，诊所不能只靠口头解释还原诊疗过程。

账号混用还会让权限边界失效：患者资料可能被无关人员打开，开方或修改权限也可能被越权使用。

医生可以协作，但不能共用账号。每个人使用自己的账号，系统才能留下完整责任链。

02 诊所先查这4项权限

第一，医生是不是一人一账号。

检查系统里是否还有“诊所”“医生1号”“值班账号”等公共账号。接诊、写病历、开方和确认，都应使用本人账号，不能因轮班或临时坐诊而多人共用登录名。

第二，密码和登录设备有没有共用。

一人一个账号，如果密码、验证码和已登录电脑仍由多人轮流使用，实际身份仍无法确认。也不能让同事直接登录医生账号代为书写或确认。

第三，不同岗位的权限有没有分开。

医生、护士、收费员、药房人员的工作不同，查看、建立、修改和确认权限也应不同。重点检查非医生账号能否开方、普通员工能否修改已完成病历，以及是否所有人都有管理员权限。

第四，人员变化后有没有及时调整。

医生离职、停诊、转岗或外聘合作结束后，账号是否及时停用？查看和修改权限是否收回？日志能否查到具体人员、时间和动作？

账号一直保留、权限一直不变，发生异常操作后，诊所就很难说明是谁在使用。

03 自查之后，系统要这样配

诊所对照系统按三步检查：把账号名单与在岗人员对照；抽查病历和处方，看记录中的医生是否确实接诊；查看日志，确认能否还原“谁在什么时候做了什么”。

ABC诊所管家可以把这几步落到系统里：

• 为每名医护人员建立独立账号，让接诊、开方、写病历对应本人；

• 按医生、护士、收费员、药房等岗位设置查看、书写和修改权限；

• 病历创建、修改、审阅保留人员和时间记录，出现问题可查询；

• 人员离职、停诊或转岗后，及时停用账号或调整权限。

发现多人共用账号，应先停用公共账号，再按岗位设置权限。历史记录不要随意改动；确需协作时，应通过审阅、授权等流程完成，不能用共享密码代替管理。

本文依据《电子病历应用管理规范（试行）》、2025年电子病历信息使用管理要求及公开案例整理。具体监管口径以所在地卫生健康部门要求为准。